وضع الأهداف :
بعد تعريف المشكلة وتحديد أبعادها و ذلك بتحديد مواطن الضعف بالنظام القائم فإنه يمكن بعد ذلك وضع الأهداف بدقة , والهدف هو غاية يخطط للوصول إليها يجب أن يتوفر فيها الاعتبارات التالية :
1- أن يكون معرفا بوضوح : مثلا أن الهدف هو زيادة الأرباح عن طريق تقليل تكلفة المواد الخام أو زيادة المبيعات أو زيادة السعر أو رفع هامش الربح أو سرعة الانجاز.
2- يجب أن يكون الهدف محددا كميا : كأن يقال الهدف زيادة الأرباح بنسبة 10% أو خفض نسبة التكلفة بمعدل 10%.
3- أن يكون الهدف محددا زمنيا : وذلك بتعيين الوقت أو الفترة اللازمة لتحقيق هذا الهدف كأن يقال زيادة نسبة الأرباح بمعدل 10% في السنة .
4- أن يكون الهدف قابلا للتحقيق : فمن المرغوب أن يكون الهدف طموحا , و لكن يجب ألا يتحول هذا الطموح بنسبة تفوق الواقع المعقول ويجب أن يكون الهدف في حدود الإمكانات.
5- إعداد تقرير للإدارة العليا عند هذه الأهداف.
دراسة الجدوى :
يمكن التمييز بين نوعين رئيسيين من دراسة الجدوى هما
1- الجدوى الفنية : وهي المتعلقة بالتكنولوجيا المستخدمة وإمكانية تطويرها .
2- الجدوى الاقتصادية : وهي تلك المتعلقة بالنواحي المالية و الاقتصادية لمعرفة إن كان المشروع جدير بالتنفيذ أم لا ويتم ذلك بما يلي :
أ- حصر التكاليف : و تشمل جميع التكاليف التي ستترتب على النظام الجديد بما في ذلك تكاليف دراسة النظام و تصميمه و تشغيله .
ب- حصر المنافع : وتشمل جميع المنافع والعائدات النقدية وغير النقدية (مجموعة معلومات لها تأثير في اتخاذ القرارات وسرعة الانجاز وسهولتها ).
ج- تقييم البدائل : ويستخدم في ذلك معايير متعددة منها :
- فترة الاسترجاع : يقوم هذا المعيار على احتساب عدد السنوات التي يتم بعدها استرجاع تكاليف النظام فالمشروع الذي يستلزم فترة أقل يفضل على ذلك الذي يحتاج فترة أطول .
- كفاءة أللاستثمار : و يقصد بها معدل العائد المتوقع الذي يحققه النظام بعد تغطية كامل التكاليف.
- مقارنة تكاليف النظام الجديد بالنظام الحالي : حسب هذا المعيار تتم مقارنة تكلفة النظام الجديد بتكلفة النظام القائم و ذلك وفقا لما يلي :
* حساب تكاليف تشغيل النظام الجديد خلال العمر الافتراضي المتوقع له .
* حساب تكاليف تشغيل النظام القائم من خلال العمر الافتراضي للنظام الجديد و يجب تقدير متى يفشل النظام القائم في العمل بكفاءة أو متى يمكن أن يتوقف عن العمل .
* مقارنة التكاليف في كلا النظامين .
3- إعداد تقرير للإدارة العليا بالجدوى الاقتصادية.
إعداد الخطة :
وهنا بعد أن عرفنا المشاكل ووضعنا الأهداف ودرسنا الجدوى الاقتصادية نقوم بإعداد الخطة ويجب الآخذ بعين الاعتبار ما يلي :
1- الموارد المطلوبة وإمكانية توفرها.
2- تقدير التكاليف اللازمة لكل مرحلة من المراحل النظام الجديد.
3- الوقت اللازم لإنجاز جميع مراحل النظام و جدولته .
4- إعداد تقرير بالخطة ومراحل تنفيذها.
إعداد تقرير نهائي للدراسة التمهيدية :
بعد الانتهاء من جميع المراحل السابق يقوم محلل النظم أو فريق العمل بأعداد تقرير مفصل بهذه الدراسة و ذلك لإعلام إدارة المنظمة بالمشكلة وأسبابها وذلك لاتخاذ القرار المناسب ، وعادة هذا التقرير يشمل على
تعريف المشكلةحتى يستطيع محلل النظام أن يعرف المشكلة بالطريقة الصحيحة يجب أن يقوم بعملية مسحية للمنظمة ولنظام المعلومات القائم بحيث يشمل التالي :
1- خلفية تاريخية عن المنظمة : وهذه الخلفية تتيح للمحلل بالإضافة لتكوين فكرة عامة عن المنظمة أن يتتبع أنواع وتوقيتات وأسباب اتخاذ قرارات معينة (أو معاملة معينة) مما يجعله متآلفا مع طبيعة عمل المنظمه .
2- الهيكل التنظيمي للمنظمة : على محلل النظام أن يكون ملما إلماما كاملا بالهيكل التنظيمي في المنظمة كقطاعات وكمستويات إدارية وموقع نظام المعلومات من هذا الهيكل كما يجب أن يكون على اطلاع و معرفة بالعلاقات و خط سير الإجراءات و المعلومات بين أجزاء هذا الهيكل التنظيمي وتسلسل الإدارات فيها .
3- المعادلات المالية و الإدارية : وهذه المعادلات مثل معادلات الربحية , المبيعات , المخزون , ويجب الحصول على هذه المعدلات عبر عدة سنوات متتالية , ليمكن مقارنتها مع غيرها من المنظمات ليتسنى معرفة مدى التطور في نشاط المنظمة و موقعها بالنسبة للمنظمات الأخرى لغرض تحسين نقاط الضعف و أماكنها .
4- آراء العاملين: تختلف آراء العاملين في منظمتهم وإجراءات سير العمل بها فمنهم من يدلي بآراء معاكسة ، وذلك لان كل منهم لديه خبرات ومهارات مختلفة عن الأخر ، وعلى محلل النظم أن يكون قادرا على التمييز بين آراء الفريقين ليتمكن من استخلاص الحقائق.
5- إعداد تقرير للإدارة العليا عن المشكلات.
بعد تعريف المشكلة وتحديد أبعادها و ذلك بتحديد مواطن الضعف بالنظام القائم فإنه يمكن بعد ذلك وضع الأهداف بدقة , والهدف هو غاية يخطط للوصول إليها يجب أن يتوفر فيها الاعتبارات التالية :
1- أن يكون معرفا بوضوح : مثلا أن الهدف هو زيادة الأرباح عن طريق تقليل تكلفة المواد الخام أو زيادة المبيعات أو زيادة السعر أو رفع هامش الربح أو سرعة الانجاز.
2- يجب أن يكون الهدف محددا كميا : كأن يقال الهدف زيادة الأرباح بنسبة 10% أو خفض نسبة التكلفة بمعدل 10%.
3- أن يكون الهدف محددا زمنيا : وذلك بتعيين الوقت أو الفترة اللازمة لتحقيق هذا الهدف كأن يقال زيادة نسبة الأرباح بمعدل 10% في السنة .
4- أن يكون الهدف قابلا للتحقيق : فمن المرغوب أن يكون الهدف طموحا , و لكن يجب ألا يتحول هذا الطموح بنسبة تفوق الواقع المعقول ويجب أن يكون الهدف في حدود الإمكانات.
5- إعداد تقرير للإدارة العليا عند هذه الأهداف.
دراسة الجدوى :
يمكن التمييز بين نوعين رئيسيين من دراسة الجدوى هما
1- الجدوى الفنية : وهي المتعلقة بالتكنولوجيا المستخدمة وإمكانية تطويرها .
2- الجدوى الاقتصادية : وهي تلك المتعلقة بالنواحي المالية و الاقتصادية لمعرفة إن كان المشروع جدير بالتنفيذ أم لا ويتم ذلك بما يلي :
أ- حصر التكاليف : و تشمل جميع التكاليف التي ستترتب على النظام الجديد بما في ذلك تكاليف دراسة النظام و تصميمه و تشغيله .
ب- حصر المنافع : وتشمل جميع المنافع والعائدات النقدية وغير النقدية (مجموعة معلومات لها تأثير في اتخاذ القرارات وسرعة الانجاز وسهولتها ).
ج- تقييم البدائل : ويستخدم في ذلك معايير متعددة منها :
- فترة الاسترجاع : يقوم هذا المعيار على احتساب عدد السنوات التي يتم بعدها استرجاع تكاليف النظام فالمشروع الذي يستلزم فترة أقل يفضل على ذلك الذي يحتاج فترة أطول .
- كفاءة أللاستثمار : و يقصد بها معدل العائد المتوقع الذي يحققه النظام بعد تغطية كامل التكاليف.
- مقارنة تكاليف النظام الجديد بالنظام الحالي : حسب هذا المعيار تتم مقارنة تكلفة النظام الجديد بتكلفة النظام القائم و ذلك وفقا لما يلي :
* حساب تكاليف تشغيل النظام الجديد خلال العمر الافتراضي المتوقع له .
* حساب تكاليف تشغيل النظام القائم من خلال العمر الافتراضي للنظام الجديد و يجب تقدير متى يفشل النظام القائم في العمل بكفاءة أو متى يمكن أن يتوقف عن العمل .
* مقارنة التكاليف في كلا النظامين .
3- إعداد تقرير للإدارة العليا بالجدوى الاقتصادية.
إعداد الخطة :
وهنا بعد أن عرفنا المشاكل ووضعنا الأهداف ودرسنا الجدوى الاقتصادية نقوم بإعداد الخطة ويجب الآخذ بعين الاعتبار ما يلي :
1- الموارد المطلوبة وإمكانية توفرها.
2- تقدير التكاليف اللازمة لكل مرحلة من المراحل النظام الجديد.
3- الوقت اللازم لإنجاز جميع مراحل النظام و جدولته .
4- إعداد تقرير بالخطة ومراحل تنفيذها.
إعداد تقرير نهائي للدراسة التمهيدية :
بعد الانتهاء من جميع المراحل السابق يقوم محلل النظم أو فريق العمل بأعداد تقرير مفصل بهذه الدراسة و ذلك لإعلام إدارة المنظمة بالمشكلة وأسبابها وذلك لاتخاذ القرار المناسب ، وعادة هذا التقرير يشمل على
1-المرحلة الاولية (initiation phase ) : يتم في هذه المرحلة تحديد مدى حاجة المؤسسة الى النظام الجديد ووضع الميزانية والخطة للمشروع ودراسة الجدوى الاقتصادية واخذ الموافقة من الادارة .
1- خلفية تاريخية عن المنظمة : وهذه الخلفية تتيح للمحلل بالإضافة لتكوين فكرة عامة عن المنظمة أن يتتبع أنواع وتوقيتات وأسباب اتخاذ قرارات معينة (أو معاملة معينة) مما يجعله متآلفا مع طبيعة عمل المنظمه .
2- الهيكل التنظيمي للمنظمة : على محلل النظام أن يكون ملما إلماما كاملا بالهيكل التنظيمي في المنظمة كقطاعات وكمستويات إدارية وموقع نظام المعلومات من هذا الهيكل كما يجب أن يكون على اطلاع و معرفة بالعلاقات و خط سير الإجراءات و المعلومات بين أجزاء هذا الهيكل التنظيمي وتسلسل الإدارات فيها .
3- المعادلات المالية و الإدارية : وهذه المعادلات مثل معادلات الربحية , المبيعات , المخزون , ويجب الحصول على هذه المعدلات عبر عدة سنوات متتالية , ليمكن مقارنتها مع غيرها من المنظمات ليتسنى معرفة مدى التطور في نشاط المنظمة و موقعها بالنسبة للمنظمات الأخرى لغرض تحسين نقاط الضعف و أماكنها .
4- آراء العاملين: تختلف آراء العاملين في منظمتهم وإجراءات سير العمل بها فمنهم من يدلي بآراء معاكسة ، وذلك لان كل منهم لديه خبرات ومهارات مختلفة عن الأخر ، وعلى محلل النظم أن يكون قادرا على التمييز بين آراء الفريقين ليتمكن من استخلاص الحقائق.
5- إعداد تقرير للإدارة العليا عن المشكلات.
